Innhold, omfang og begrensninger

Franchiseprospektet skal gi et helhetsbilde av franchisen. Når man har lest dokumentet, skal man forstå hva det går ut på. Et generelt innhold skulle kunne se slik ut:

• grunnleggende fakta
• forretningskonseptet
• virksomheten
• rolle- og arbeidsfordeling mellom franchisegiver og franchisetager
• markedsføring og salg
• økonomi og administrasjon
• franchisegiverens opplysningsplikt.

Franchiseprospektet skal inneholde alt som er rimelig å informere en potensiell franchise tager om før man signerer en franchiseavtale, og bør også, etter norske forhold basert på lojali­tet og «good faith» i kontraktsforhold, som et minimum inneholde det som er angitt i lov om opplysningsplikt. Det er derfor viktig å finne balansen mellom hva som er nødvendig informasjon og hvordan den skal beskrives på en selgende måte. I tillegg bør franchisen som helhet beskrives på en slik måte at leseren også enkelt forstår de individuelle delene.

Franchiseprospektet skal ikke være en instruksjonsbok for hvordan man driver den dag­lige virksomheten; dét skal stå i Håndboken, se kapittel 19, Håndboken. Ca. 20–25 sider er et passe omfang på prospektet. Blir det kortere, kan det føles for «tynt», og blir det lengre, kan det bli oppfattet som for «tungt». Det må dessuten iakttas at Håndboken og dens knowhow ikke er eller skal være allment kjent og er taushetsbelagt. Det vil derfor være nødvendig å kreve taushetserklæring også på forhåndsinformasjonen, for å unngå senere problemstillinger.

Grunnleggende fakta

Start med å gi grunnleggende informasjon om franchise generelt samt om det franchise-givende selskapet og dets marked spesielt. Man kan selvsagt mene at franchisekandidaten allerede burde ha skaffet seg kunnskap om konseptet og markedet, men man kan kan­skje ikke forvente at rådgivere, familiemedlemmer og andre interessenter har satt seg inn i dette. Ved å starte med grunnleggende informasjon og et helhetsbilde gir du leseren mulighet til å tolke den forestående konseptbeskrivelsen riktig.

I den første delen av Grunnleggende fakta beskrives det franchisegivende selskapet. Det bør være klart hvem som står bak selskapet, hvilket marked franchisegiveren opp­trer på og hvilken rolle selskapet spiller i dette markedet. Det skal også fremgå hvordan franchisens varemerke er beskyttet – les mer om dette i kapittel 7, Varemerket. Det må beskrives hva franchise er og hvorfor selskapet valgte å bruke franchise i sin ekspansjon.

I den andre delen av Grunnleggende fakta skal den fremtidige samarbeidspartneren – franchisetageren – beskrives, samt dennes rolle i forhold til franchisegiveren, franchise­kjeden og markedet. Franchisetagerens forhold til omverdenen og hvordan vedkom­mende skal tjene sine penger, skal også fremgå.

Forretningskonseptet

Dette avsnittet i Franchiseprospektet handler om det forretningskonseptet franchise-tager vil gjennomføre. Det første avsnittet beskriver virksomheten, dens forretningsidé, sortiment og lignende. Det andre avsnittet tydeliggjør hva som er franchisegiverens og franchisetagerens ansvarsområder.

Det tredje avsnittet tar for seg konseptets arbeidsmodell for salg og markedsføring. Til slutt gis en beskrivelse av konseptets økonomi og administrasjon samt kapitalbehov.

Virksomheten

Det bør med all tydelighet fremgå hvordan franchisetagers virksomhet skal drives. Vakre ord og «poetiske» fremstillinger som man kan finne på ulike bedrifters nettsteder, hører ikke hjemme i denne beskrivelsen. Beskrivelsen av forretningsideen bør være så konkret som mulig.

I franchiser med oppsøkende forretningsvirksomhet er det vanlig å dele markedet inn i markedsområder hvor franchisetageren har rett til å drive sin franchise. Franchisens markedsområde og tanken bak markedsoppdelingen bør fremgå i dette avsnittet – les mer i kapittel 9, Markedsinndeling.

Produkt- og/eller tjenestesortiment beskrives gjerne med bilder og forklaringer. Det er viktig å formidle hvordan og fremfor alt hvorfor sortimentet er sammensatt som det er, da det gir franchisekandidaten en oppfatning om hva som er viktig i sortimentet. For franchiser med butikkdrift er det nyttig å beskrive hvordan lokalene og interiøret skal være og forventede kostnader. Å tydeliggjøre den innledende fasen, og hva som er viktig i denne fasen, forbereder kandidaten på hva som skal komme. Den tiden det tar å oppnå franchisens optimale salgsnivå varierer selvsagt mye mellom ulike konsepter, ikke minst i organisasjoner med oppsøkende salg.

Rolle- og arbeidsfordeling mellom franchisegiver og franchisetager

Fremgang med franchise er i stor grad basert på å lykkes i å utnytte de unike suksessfaktorene hos selvstendig næringsdrivende og kombinere dem med effektive stordriftsfordeler som vanligvis bare store selskaper får dra nytte av. Derfor må det i franchiseprospektet tydelig fremgå hvordan ansvar og arbeid skal fordeles mellom franchisegiver og franchise tagere. I kapittel 8, Arbeidsfordeling mellom franchisegiver og franchisetager, kan du lese mer om hvordan man fordeler arbeidet og hva du bør tenke på for å unngå feil.

Franchisegiveren bør ha et godt gjennomtenkt program for hver nye franchisetager som starter sin virksomhet. Tidspunktet fra man signerer kontrakten til franchisetagers virksomhet har vært i gang en stund, er en sensitiv fase i et langvarig samarbeid. Det er derfor viktig å få en god start. I kapittel 14, Drift av franchisekjede, kan du lese mer om hva du bør huske på når du legger ut et oppstartsprogram og om hvorfor det er så viktig. Oppstartsprogrammet bør beskrives oversiktlig i franchiseprospektet.

Markedsføring og salg

Hvordan salg og markedsføring bør gjøres er trolig det som vil oppta mesteparten av franchisetagers tid som selvstendig næringsdrivende. Det er så å si selve motoren i virk­somheten som skal tas opp i dette avsnittet.

Salgsprosessen og hvordan man best kan nå kunder, er det unike i hvert forretningskon­sept. Derfor må franchisegiveren ha stor kunnskap om hvordan salg og markedsføring bør foregå.

Franchisegiveren vet naturligvis mye om sine kunder, og det gjelder å vise hvordan målgruppenes behov, preferanser og kjøpeadferd tilfredsstilles av sortimentet, og hvordan man gjør det tilgjengelig for kundene. For detaljhandel eller restaurantvirksomhet gjelder det å beskrive hvordan salgsfunksjoner fungerer, alt fra hvordan man får kundene til å åpne lommeboken til hva som maksimerer kundens gjennomsnittskjøp.

Dersom virksomheten bygger på oppsøkende virksomhet, bør man beskrive hvordan det effektive salgsarbeidet i konseptet fungerer, for eksempel hvor mange telefonsamtaler, besøk og tilbud hver selger bør prestere i løpet av en viss tid. Et godt mål kan være å beskrive hvilket salgsarbeid som kreves for å nå normalomsetningen. Dette kan også være verdifull informasjon for å vurdere hvor avansert franchisegiverens kunnskap er, og hvor mye støtte franchisetageren kan vente seg av franchisegiveren i det daglige arbeidet.

Markedsføringen varierer naturligvis i omfang og betydning avhengig av konseptet og dets marked: Når markedsføringen spiller stor rolle for virksomheten, blir avsnittet naturligvis lengre, ettersom man mer detaljert bør beskrive hvordan arbeidet med og kostnaden for markedsføringen fordeles mellom franchisegivere og franchisetagere. Du kan lese mer om dette i kapittel 14, Drift av franchisekjede.

Det felles profilprogrammet er det som gjør en kjede kjent. Her skal man derfor ta for seg hva som inngår i profilprogrammet, og hvordan det anvendes. Detaljene er her veldig viktige for at alle franchisetagere skal forstå helheten og hvilken betydning den har for relasjonen til markedet. Om alle fra begynnelsen av forstår hvor viktig det er med nøy­aktighet når det gjelder å følge profilprogrammet i alle dets detaljer, får man langt færre problemer frem i tid.

Prissetting

Hvordan man skal prise varer og tjenester i en franchisekjede er alltid et interessant spørsmål. Det finnes flere grunner til å beskrive dette nøyaktig i franchiseprospektet. For det første er det en vanlig misforståelse at franchisegivere er autoritære i spørsmål om prissetting. For det andre er det av juridisk betydning hvordan prissettingen er regulert.

Rent grunnleggende har franchisegiver rett til å bestemme den høyeste prisen på en bestemt vare eller tjeneste, derimot får ikke franchisegiveren bestemme det laveste prisnivå. I franchiseprospektet gjelder det å vise at man som franchisegiver har en god innsikt i de juridiske forholdene, samtidig som det fremgår hvordan dette virker til fordel for konseptet.

Økonomi og administrasjon

Mange selvstendig næringsdrivende synes økonomi og administrasjon er et nødvendig onde, selv om de fleste forstår at det er viktig.

Økonomisystem

Franchisegiveren må ha god kontroll på den økonomiske situasjonen hos kjedens franchise-tagere, og derfor skal franchisen gi instrukser, regler og råd om hvordan franchise tagere skal organisere sin bokføring og sitt regnskap. I franchiseprospektet bør man derfor beskrive grunnprinsippene.

Først og fremst bør man gi et overblikk over hva franchisens økonomisystem omfatter. I enkelte franchiser utfører franchisegiveren visse tjenester for franchisetageren, i andre er det franchisetageren som har ansvaret for all håndtering av økonomi og administra­sjon. Derfor bør arbeidsfordelingen fremgå tydelig i franchiseprospektet.

I de aller fleste tilfeller er det franchisetageren selv som har ansvaret for at bokføring av regnskap blir gjort. En god anbefaling er å kreve at franchisetageren benytter seg av et profesjonelt regnskapsfirma. Det er imidlertid svært vanlig at franchisetageren heller vil la sin mann/hustru eller annen nærstående å ta seg av bokføringen for slik å spare penger. Det er likevel hensiktsmessig å stå imot slike argumenter og heller kreve at franchise-tageren engasjerer et regnskapsbyrå. Franchisegiveren bør angi noen minstekrav for når et regnskapsbyrå skal anvendes.

Disse vilkårene bør blant annet inneholde:

• rapporteringsfrist – seneste dagen en viss rapport må være ferdig
• kontoplan – alle franchisetagere bør anvende den samme for å gjøre det lettere å sammenligne dem
• rapportenes konkrete utforming.

Franchisegiveren skal ha rett til å be om rapporter direkte fra regnskapsbyrået. Dette for å få rapporter med informasjon av god kvalitet til rett tid. Da øker mulighetene for å rea­gere tidlig på et eventuelt avvikende resultat, dårlig likviditet eller lignende.

Det er ikke uvanlig at franchisetagere som det begynner å gå dårlig for også begyn­ner å komme med sene og ubekreftede rapporter, hvis det i det hele tatt kommer noen. I kapittel 14, Drift av franchisekjede, kan du lese mer om hvordan og hvorfor en franchise­giver bør utføre kontroll og sette i gang tiltak for å påvise og dempe en dårlig økonomisk utvikling over tid.

Budsjett og prognoser

I en «fullvoksen» franchisekjede er det vanskelig for franchisegiveren å budsjettere hvis ikke alle franchisetagerne også gjør det samme og, fremfor alt, gjør det på samme måte. Det er også lettere for en franchisetager å lage et budsjett om alle andre gjør det samme, slik at man kan dra nytte av hverandres nøkkeltall og erfaringer. Også i budsjettarbeidet kan man altså dra nytte av stordriften.

Hvis franchisegiver forsøker å innføre et budsjetteringssystem når franchisetagerne har vært i kjeden en stund, vil franchisegiveren trolig møte motstand. Derfor bør det fremgå tydelig allerede i prospektet hvordan dette skal skje.

I Franchiseprospektet bør man ta for seg budsjett samt hvilke andre prognoser som skal gjøres. Man bør også fortelle hvordan prosessen vil bli gjennomført og hvilket under­lag som kan forventes fra franchisegiveren. Detaljerte beskrivelser av hvordan og hvorfor skal derimot spares til Håndboken.

Rapportering

I franchiseprospektet bør det fremgå hvilke typer rapporter franchisegiveren vil ha inn. Det bør også informeres om hvor ofte disse rapportene skal leveres og hvilken tilbake­melding franchisegiveren gir på rapportene. Dette er viktig, da franchisegiveren også har en viktig funksjon som business controller for franchisetagerne. Med informasjon tidlig i prosessen kan man i fellesskap sette i gang tiltak i god tid før problemene blir for store. Endel selvstendig næringsdrivende er ikke spesielt begeistret over å måtte skrive lange rapporter.

Derfor bør rapportene være nødvendige og enkle å produsere, og behovet for dem skal være tydelig allerede fra begynnelsen. Les mer om dette i kapittel 14, Drift av franchisekjede.

Utviklingsråd og informasjon

Ettersom alle enheter befinner seg på ulike steder, finnes det få anledninger til å treffes og utveksle erfaringer og informasjon. Behovet for å treffes er stort og kan være vanskelig å mette. Planlegg derfor slik at alle i franchisekjeden får anledning til å treffes regelmessig, og forsøk å gjøre det enkelt for alle å kommunisere med hverandre. I franchiseprospektet bør det fremgå hvilke typer sammenkomster, felles arbeid og annen kommunikasjon som forekommer i kjeden. Noen eksempler:

• Markedsråd, sortimentsråd, produktråd
• Eierkonferanser
• Konferanser med samtlige ansatte i kjeden
• Internett
• Oppfølgingsmøter

I kapittel 8, Arbeidsfordeling mellom franchisegiver og franchisetager, og i kapittel 14, Drift av franchisekjede, står det mer om hvordan man kan legge opp arbeidet med ulike råd og konferanser samt hvordan man arbeider med informasjon i kjeden.

Slik tjener franchisetagere og franchisegivere sine penger

Det kan virke merkelig at man skal måtte forklare hvordan partene skal tjene sine penger, men det er relativt vanlig at dette ikke er tydelig nok for alle i begynnelsen av samarbei­det. Iblant er franchisetagerkandidater mistenksomme til hvor mye som egentlig havner i franchisegiverens lomme, og av og til kan franchisegivere få for seg at franchisetagere ikke oppgir alle inntektskildene de har. Hemmeligheter og uklarheter er en dårlig start på et nært samarbeid, og det kan lede til en ukultur i kjeden samt være årsaken til dens sammenbrudd.

Det grunnleggende prinsippet er at alle vesentlige fakta som vedrører hvordan begge parter skal tjene sine penger, skal rapporteres. Inntektskildene kan rapporteres slik:

Franchisegiverens inntektskilder

• oppstartsavgift
• franchiseavgift
• tilleggsavgift på produktene til franchisetageren
• bonus fra leverandører
• joint marketing-midler fra leverandører.

Hvert punkt viser hvordan inntektene beregnes, hva de er avtalt benyttet til og hvor­for de utbetales. Jo tydeligere informasjon, jo bedre. Om for eksempel franchisegiveren får bonus eller utbetalinger med andre benevnelser fra leverandører som endel av inn­tektsstrømmen, skal det rapporteres tydelig. Man kan imidlertid oppleve at leverandø­rer har taushetsbelagt slike utbetalinger i avtalen med franchisegiver, idet man anser dette for å representere forretningshemmeligheter. Vårt råd er uansett at man er mest mulig transparent i disse sammenhenger, og at det opereres med klarest mulige beskri­velser i franchise prospektet og i selve avtalen, for å unngå senere konflikter. I kapittel 10, Franchiseavgiften, kan du lese mer om hva man bør tenke på når man bestemmer hvilke inntektsformer franchisegiveren skal ha.

Kapitalbehov

I franchiseprospektet bør det fremgå hva som må finansieres i franchisetagerens selskap, dvs. eiendelene, samt hvordan og hvem som skal finansiere dette. I kapittel 3, Er forretnings­konseptet egnet for franchise, omtales hvordan man beregner kapitalbehovet, hvor mye som bør være franchisetagerens egenkapital og hvor mye som foreslås finansiert gjennom bank­lån, finansselskap eller leverandører. I kapittel 13, Finansiering av franchisetagere, fremgår hvordan man bør gå frem for å ordne en god finansiering for franchise tageren.