Arbeidsoppgaver for franchisegiveren

I et daglig samarbeid blir det raskt tydelig hvordan arbeidsfordelingen påvirker den respek­tive parts kostnad for arbeidsoppgaver som gjelder de ansatte m.m. Som tidligere nevnt, er målet alltid at franchisetageren skal gjøre det som kreves av den daglige tilstedeværelsen samt detaljstyring, mens franchisegiveren skal ta seg av det som kan gjøres for mange på en gang.

I mange tilfeller faller det seg helt naturlig hvilke arbeidsområder som best kan gjøres for flere på en gang, det vil si der man kan utnytte stordriftsfordeler.

Her er en kort beskrivelse av det arbeid som ofte er franchisegiverens ansvar.

Etablering, rekruttering og eierskifte

I de første årene av en utvidelse tar ekspansjonsvirksomheten en meget stor del av arbei­det på Supportkontoret. Dette arbeidet kan variere noe avhengig av hvilken type bransje det dreier seg om. I detaljhandelen og restaurantmarkedet er søket etter og forhandlinger om lokaler en vesentlig del av arbeidet, mens det innenfor business-to-business omtrent ikke tar noe tid. Felles for de fleste franchisegivere er vanligvis følgende arbeidsoppgaver hva angår rekruttering og etablering:

• markedsføring av franchisen – som for eksempel annonsering
• telefonhenvendelser knyttet til annonsering
• intervjuer av kandidater
• kontraktsforhandlinger med kandidatens rådgiver
• bankmøter.

Etter noen år er det ikke uvanlig at franchisetager vil selge sitt foretak. Det er da en selvfølge at franchisegiveren spiller en aktiv rolle også i eierskiftet.³³ Dette går ut på å godkjenne den som skal kjøpe franchisetagerens foretak samt å kontrollere at vilkår og finansiering også etter eierskiftet danner de rette forutsetninger for den nye franchisetageren.

Innkjøp og leverandørforhandlinger

Hvis franchisegiveren, eller et nærstående selskap, leverer produkter til franchisetageren, blir selve handelen en stor del av det daglige arbeidet. Ofte er den faktiske grunnen til at franchisegiveren har bygget opp franchisekjeden, et ønske om å sikre distribusjonen av sine varer eller tjenester. Dette forekommer i mange bransjer, som klær, forsikring, kontor­maskiner, hvitevarer, konsumvarer med mer. Listen kan gjøres lang.

I franchiser hvor franchisegiveren ikke leverer sortimentet, blir i stedet forhandlinger med kjedens leverandører en viktig del av den støtten franchisegiveren står for. Disse forhandlingene kan i visse henseender være avgjørende for lønnsomheten i kjeden. Visse franchiser leverer hovedsakelig en tjeneste, for eksempel:

• transport, bud, spedisjon
• forsikring
• eiendomsmegling
• trening/vekttap
• tannbehandling
• trykkeri
• bilreparasjoner
• hotell

I franchiser hvor tjenester utgjør den største delen av virksomheten, er arbeidet med inn­kjøp og leverandørforhandlinger hovedsakelig rettet mot innsatsvarer, forretningstjenester, forsikringer og lignende. Det er selvsagt viktig å utnytte hver eneste samordningsfordel også for disse franchisegiverne, men generelt stjeles det ikke like mye av franchisegiverens tid som i tilfellene beskrevet ovenfor.

Markedsføring og salg

Markedsføring av kjeden på lokalt, regionalt og nasjonalt nivå er et arbeidsområde som de aller fleste franchisegivere bruker tid på. Endel bransjer er svært markedsførings-intensive, og arbeidet med markedsføringen er dermed meget sentralt for franchisegive­ren og opptar en stor del av støtten som gis til franchisetagerne. Fastfood er et eksempel på en slik bransje, hvor arbeidet med markedsføringen er svært viktig. Arbeidet inneholder ofte deler av følgende:

• markedsplan
• budskapsinnhold
• priskalkulering for kampanjetilbud
• arbeid med reklamebyrå
• kampanjeinformasjon
• mediekjøp og medieplanlegging
• materialer til lokal markedsføring.

I visse business-to-business-bransjer kan selve markedsføringen være mindre viktig og erstattes da ofte av direkte salgsbehandling. I slike bransjer er det ikke uvanlig at kjeden inngår avtaler med kunder som finnes over hele eller deler av landet eller i det aktuelle markedet. Det er da heller ikke uvanlig at franchisegiveren har en sentral salgsorganisa­sjon som tar seg av nasjonale kunder, med det formål å kunne signere avtaler lokalt der hvor kjeden og dermed dens franchisetagere befinner seg, og hvor man kan levere til kunden. Siden denne arbeidsoppgaven krever at man har et salgspersonell, er dette et ressurskrevende arbeid, men som samtidig kan gi vesentlige stordriftsfordeler. I disse tilfellene er ofte sentrale kundeavtaler en stor del av den støtten franchisegiver gir til franchisetager.

Eksempler på franchisebransjer hvor dette forekommer er:

• kontormaskiner
• dekk – spesielt lastebildekk
• direktereklame
• bud & transport
• hotell.

Utdannelse og «Training»

I hvert franchisekonsept påhviler det franchisegiveren å opprettholde og utvikle franchise-tagernes evne til å drive det forretningskonseptet som ligger til grunn for franchisen. Etter hvert som ressursene vokser med kjedens utvikling, vokser som regel også evnen til å gi en velfungerende utdannelse. Vanlige områder for utdannelse og opplæring er:

• salgsmetodikk
• konseptrelatert virksomhet, for eksempel:
  • produksjon
  • montering
  • databasehåndtering
  • produktopplæring
  • butikkarbeid
• personal og administrasjon
• ledelse.

I noen franchiser blir utdannelsesfunksjonen etter hvert stor, med ansatte og spesielle lokaler til formålet, mens den i andre vellykkede franchisesystemer ikke er like omfat­tende. Felles for de fleste franchisekjeder er imidlertid at utstrekningen er mindre i begynnelsen av ekspansjonen og vokser gradvis.

Kvalitetssikring

Hånd i hånd med utdannelse går også franchisegiverens ansvar for å kontrollere kvaliteten på franchisetagernes måte å drive forretningskonseptet på. Formålet med kvalitets sikringen er å bevare og forbedre kvaliteten på det som leveres til kunden under felles varemerke; kort sagt ivareta kjedens identitet og omdømme. Det stilles høye krav til franchise giveren i dette arbeidet, og kravene kommer både fra franchisegiveren selv og fra franchisetageren.

Begge er avhengige av den felles kvalitet som leveres. Senere i dette kapitlet gjennomgås mer om kvalitetssikring.

Franchisecontroller

En spesielt viktig del av franchisegiverens jobb er å fungere som en kommersiell og øko­nomisk controller i kjeden. Det betyr ikke at franchisegiveren er en ren kontrollør eller økonomisjef, men snarere en analytiker og problemløser. Det gjelder å utvikle franchise-tagere med god økonomi til å bli enda bedre, samt å oppdage dårlig økonomisk utvikling på et tidlig stadium. Vi beskriver dette nærmere lenger frem i dette kapitlet.

Konseptutvikling og etablering av ulike råd eller samarbeidsorganer

Å utvikle konseptet er noe franchisegiveren kontinuerlig arbeider med på alle områder, for eksempel gjennom å utvikle produktene, tjenestene, butikklayout og metodene som skal bru­kes for å behandle kundene samt den markedsføring man skal benytte seg av. Det er naturlig at franchisegiveren og franchisetagerne jobber sammen om dette, i og med at franchisetagerne stadig får nye erfaringer og kundereaksjoner i sitt daglige arbeid i virksomheten.

Mange franchisekjeder jobber med konseptutvikling i ulike typer råd, som er behand­let ytterligere i kapittel 8, Arbeidsfordeling mellom franchisegiver og franchisetager. Et råd består ofte av representanter fra både franchisegiveren og franchisetagerne, men dags­orden, mål og arbeidsfordeling fastsettes av franchisegiver. Dette pleier å være en svært vellykket måte å arbeide på.

Kommunikasjon, samvær, erfaringsutveksling og samarbeid

En av de tingene franchisetagere nesten alltid oppgir som en av fordelene med å drive sin virksomhet i en franchisekjede, er at man har kolleger som gjør det samme som en selv. I det ligger det et behov for å omgås, utveksle erfaringer og få nye ideer og bekreftelse på egne ideer fra andre som er kjent med og har evne til å forstå ens virksomhet og situasjon. Dette er et stort menneskelig behov og er neppe unikt for franchisetagere. Problemet for næringsdrivende som ikke er endel av en franchisekjede, er ofte at det ikke finnes noen som gjør akkurat det samme som en selv, bortsett fra konkurrenter.

Hvis man møter behovet for samhandling og samarbeid i en franchisekjede på riktig måte, kan en enestående dynamikk skapes. De erfaringer som franchisetagerne får via sitt daglige virke hva gjelder kundereaksjoner, personell, produkter og tjenester, er uerstatte­lige. Franchisegiverens oppgave er å organisere samarbeidet, slik at kreativitet kanaliseres på riktig måte. Dette kan best gjøres gjennom aktiviteter som:

• dannelse av samarbeidsfora
  Franchisegiveren etablerer ulike typer råd bestående av franchisetagere og representanter fra franchisegiveren. Se ovenfor.
• ERFA-dager
  Konferanser og møter med mennesker med samme funksjon hos forskjellige franchisetagere, for eksempel selgere, kundemottagere, økonomiansatte.
• eierkonferanser
  Konferanser med bare eiere av franchisetagerne.
• kjedekonferanser
  Konferanse for alle ansatte tilknyttet kjeden.

Det finnes ikke mange franchisekjeder hvor det råder en generell oppfatning av at kjeden organiserer for mange muligheter for samarbeid eller for mye informasjon. Felles for alle kjeder er at virksomheten er spredt på mange forskjellige steder, og derfor finnes det et innebygget behov for informasjon, kommunikasjon og sosialt samvær.

Internett har skapt nye forutsetninger for en enkel måte å være aktiv på når det gjelder informasjon i kjeden. Mange franchisekjeder har sitt eget intranett der informasjon publi­seres løpende for alle samtidig. Selv kjedens håndbok kan med fordel gjøres tilgjengelig via internett – se kapittel 19, Håndboken. En stadig viktigere oppgave for franchisegiveren er å organisere informasjon på en god måte, slik at den blir lett tilgjengelig for rett person til rett tid og i riktig utstrekning og detaljnivå.

33 Vi møter en gang iblant holdninger fra franchisetagere om at slike salg skal kunne foregå helt fritt og uten at det settes kriterier. Som en konsekvens burde man da si det samme om nyrekrutteringer; døren er åpen for alle. At det ikke kan eller bør være slik, følger av franchisegivers eierskap til konseptet og dennes ansvar for nettverkets omdømme.