Hva er en håndbok?
Et forretningskonsept inneholder mange komponenter, både materielle og immaterielle, som sammen sørger for at forretningskonseptet fungerer og er lønnsomt. Eksempler på slike komponenter er:
Materielle komponenter
Produktsortiment Produksjonsutstyr
Innredning og skilter
IT-system
Avtalemaler
Regnskapssystem
Immaterielle komponenter
Varemerke
Salgsmetode
Personalpolicy
Produksjonsmetode
Markedsføringsmetode
Sammenlagt utgjør alle disse komponentene forretningskonseptet som franchisetageren «leier» av franchisegiveren, og som også kan kalles konseptets knowhow.
For å kunne beskrive hva forretningskonseptet innebærer samt overføre all den kunnskap som finnes i konseptet til en franchisetager, trenger man en form for dokumentasjon som er tilgjengelig for franchisetageren. I franchisekjeder samles denne knowhow i en håndbok. Overføring av knowhow kan skje via tekst, bilde eller lyd.
Informasjonen i Håndboken er unik for den aktuelle franchisen. Dette innebærer at deler av Håndboken ikke nødvendigvis skiller seg mye fra andre konsepters håndbøker hva angår deler som omtaler bokføring, selvangivelse og regler og lover som gjelder personell.
Avsnittene om hvordan man i detalj driver den aktuelle virksomheten, skal imidlertid ikke være allemannseie. Det er også av denne grunn man opererer med taushetsregler i franchiseavtalen. Den detaljerte kunnskapen om konseptet vil som oftest måtte regnes som selve kjernen i franchisen, det som f.eks. kan skille én hamburgerkjede eller helsekostkjede fra en annen i samme bransje. Produktene kan i stor grad være de samme, men allikevel gis det i håndbøkene styringsverktøy som medfører at den enkelte franchise klart differensierer seg fra en annen. Vi er følgelig ved kjernen i all franchise: knowhow som er hemmelig, identifisert i håndbok og av stor betydning for gjennomføring av konseptet for så vel franchisetager som franchisegiver.66
Det er følgelig av vesentlig betydning at Håndbokens instrukser og råd gir franchise-tageren bedre muligheter til å drive konseptet enn om denne informasjonen ikke var på plass.
Håndboken er en skreven tekst med bilder, og i noen tilfeller lyd. Tradisjonelt har Håndboken bestått av en eller flere permer med papirdokumenter. I dag er det mer vanlig at den er tilgjengelig elektronisk på franchisegiverens intranett, og det er aktører som har utviklet gode programmer for løpende oppdateringer av ny informasjon som legges ut der franchisegiver også kan lese av om det er lest og hvor lenge mottager har vært inne på den enkelte side.
Materialet er selvsagt kun tilgjengelig for dem som er tilknyttet franchisen. Ansatte hos franchisetager kan gis ulike tilganger til deler av Håndboken, avhengig av hva de trenger i sitt arbeid. Dette er ofte oversett – ikke minst med tanke på at taushets- og konkurransehensyn tilsier at det bare bør gis tilgang til hele Håndboken til de ansatte som trenger totaloversikt.
66 Se definisjonen i den første – ikke lenger gjeldende – kommisjonsforordning (EØF) nr. 4087/88 av 30.11.1988 Art. 1, nr. 3 f-i og den tilsvarende definisjonen fra European Franchise Federation av knowhow i de etiske regler del II nr. 1.
