Håndboken – et vedlegg til avtalen

Håndboken inngår som et vedlegg til franchiseavtalen, idet avtalen og Håndboken er to uadskillelige deler av en franchise. I dette avsnittet diskuterer vi først og fremst betydnin­gen av Håndboken som vedlegg.

Håndboken kan ha mange navn – manual, driftshåndbok, veileder, bruksanvisning, operations manual – men den er alltid det samme verktøyet, med instruksjoner vedrø­rende den daglige driften av virksomheten. Som franchisegiver ønsker man å inkludere de viktigste bestemmelsene i avtalen og samtidig gi detaljregulering via Håndboken. En avtale inneholdende for mange detaljer, særlig om rent operative spørsmål, ville bli for omfattende og bortimot umulig å jobbe med. En avtale er et dokument mellom to parter som krever samtykke fra begge om man vil endre innholdet⁶⁷. En håndbok med instruk­sjoner til den daglige driften må kunne endres fortløpende etter hvert som de forret­ningsmessige forholdene forandrer seg og konseptet utvikles.

Håndboken skal forklare forretningskonseptet i detalj – fra forretningsidé til konsept og til hvordan det skal gjøres i praksis. På denne måten overføres den knowhow som franchisegiver har tilegnet seg og som franchisetager trenger for å utføre sitt daglige arbeid. Håndboken skal være bygget opp på en praktisk måte, slik at franchisetager lett finner svar på de fleste spørsmål som kan dukke opp. Håndboken skal også være et godt hjelpemiddel for nyansatte.

Jo flere konkrete detaljer som er oppført i Håndboken, jo lettere vil det være å skape et enhetlig franchisesystem. Håndboken blir dermed utgangspunktet for kvalitetssikrings-systemet. Det som står i manualen, er normen. Når noe forandres eller utvikles, blir nyheten tatt med som et tillegg til eller en endring i Håndboken, og blir deretter gjel­dende for hele franchisesystemet. Via Håndboken får alle franchisetagere retningslinjer for hvordan systemet skal fungere.

Det bør i avtalen spesifiseres at det er den seneste utgaven av Håndboken som er relevant for beskrivelse av konseptet. Slik kan franchisegiver kontinuerlig forbedre og tilpasse konseptet til de endringer som skjer i markedet, samt innføre det i Håndboken uten hver gang å måtte reforhandle alle franchiseavtalene. Dette er en grunnleggende forutsetning for at verdien av en franchise skal bestå over tid, og kanskje en av de viktigste plikter som påhviler en franchisegiver. Derfor håndterer man det på denne måten i de aller fleste franchisekjeder verden over.

Ved å gjøre Håndboken til endel av avtaleteksten kan man forandre kjedens måte å arbeide på over tid, slik at kjeden fungerer på best mulig måte i et konkurranseutsatt marked. Som det fremgår av denne boken, blant annet i dette kapitlet, innebærer dette på ingen måte at en franchisegiver kan gjøre hvilke som helst endringer.

Overføring av knowhow

Håndboken spiller en avgjørende rolle i overføring av kunnskap fra franchisegiver til franchisetager. Allerede i gruppeunntaket for franchiseavtaler i 1988⁶⁸ ble det angitt som grunnleggende krav til franchise at man brukte en felles identitet, at man overførte know­how og at man tilbød kontinuerlig støtte i hele avtaleperioden til franchisetager. Disse tre kravene ble i sin tur mer spesifiserte, og hva angikk overføring av knowhow, ble det konkludert med at den skulle være hemmelig (dvs. ikke allment kjent), betydelig (viktig for gjennomføringen av franchisen) og identifisert (dvs. beskrevet).

En god måte å få overført knowhow på, slik at den også blir identifiserbar, er å skrive ned så mye som mulig av sin kunnskap i en håndbok. Dette kravet har blitt prøvet i en sak for svensk domstol, men aldri i en høyere instans enn tingretten.⁶⁹ Dommen kan imidlertid sees på som en velskrevet sjekkliste over de krav som følger via det gamle gruppeunntaket.

Endringsretten

En håndbok kan – og skal – endres i løpet av avtaleperioden, og vi sier at mens franchise­avtalen er statisk, er Håndboken dynamisk. Derfor står det ofte i franchiseavtalen at franchise systemet må kunne utvikles i avtaleperioden og at franchisegiver kan gjøre endrin­ger i konseptet, uten å være nødt til å forhandle med hver enkelt franchisetager ved enhver anledning. Uten en slik bestemmelse i avtalen er det ikke uten videre gitt at franchise giver har rett til å endre konseptet i avtaleperioden, men mye vil tale for en endringsrett ut fra franchisens natur og at det i et langsiktig kontraktsforhold vil være i begge parters inter­esse at det skjer en utvikling og markedstilpasning av konseptet. Endringene må, i slike tilfeller, gjennomføres med en viss forsiktighet.

Hvor franchisegiver har tatt inn klausul om endringsrett av konsept og håndbok, bemerkes:

Rimelighet

De endringer som gjøres, må ikke være for gjennomgripende for konseptet. Dersom end­ringen innebærer at franchisetager må videreutdanne seg over en lengre periode, ansette noen med spesialkompetanse, utvide personale eller lokaliteter, endre åpningstider radi­kalt, legge til eller avvikle visse aktiviteter, eller gjøre andre betydelige forandringer, må franchisegiver reforhandle avtalen. Mer rimelige endringer som må anses å ligge innenfor franchisegivers endringskompetanse, kan for eksempel være en ny markedsføringspolicy med mer miljømessig tilnærming, endringer i profilen og varemerke eller at sortimentet forandres. Der det foreligger en bransjeendring, må endringsretten anses overskredet. Vi har sett praktiske tilfeller der franchisegiver avholder seg fra å være konkret i sin bransje­beskrivelse av konseptet. Det er ikke gitt at dette vil medføre full frihet til de mest drama­tiske endringer i driftsvilkår, uten å måtte reforhandle avtalevilkår.

Forutsigbarhet

Med tanke på den lovbestemte opplysningsplikten etter svensk rett og at bakgrunnsret­ten i Norge også tilsier redelighet vedr. forhåndsopplysninger, bør franchisegiver unngå å rokke ved de grunnleggende forutsetninger som franchisetageren baserte sin avgjørelse på da vedkommende gikk inn i franchisesystemet. Av de åtte punktene som følger av den svenske loven om forhåndsopplysninger – se kapittel 16 – er trolig opplysningene om konseptet, avgiftene og godtgjørelsene de viktigste. Selv om vi ikke har noen tilsvarende positiv lov i Norge, vil det være å anbefale heller å ligge tett opp til den svenske loven enn å fjerne seg helt fra dette regimet. For ikke å ødelegge utsiktene for fremtidig samarbeid bør franchisegiver la være å gjøre endringer i Håndboken som kan påvirke det viktigste formålet med franchisen, avgiftene eller godtgjørelsene, med mindre avtalen positivt gir rett til endringer om disse forholdene. Det sier seg selv at dersom det er tale om endrin­ger som åpenbart er til franchisetagernes beste, vil endringer lettere kunne gjennomføres uten at man blir møtt med rettslige innsigelser om illojalitet og kompetansemangler.

Franchisetageren har rett til å føle seg trygg på formålet med virksomheten, samt hvor mye det koster å delta i denne. Skulle franchisegiver til tross for dette ville eller bli nødt til å endre dette, er det alltids en mulighet for endring etter forhandlinger med hver enkelt franchisetager.

Endringsrettens bakdør

Ikke sjelden tas det i franchiseavtaler høyde for at det kan komme til å skje så vesentlige konseptendringer at det tas inn klausuler om dette i avtalen. Franchiseavtaler inngås ofte med lang tidshorisont, og det kan være vanskelig å forutse omfanget av endringsbehov med hensyn til både konseptinnhold og økonomi. Å åpne for at franchisetager i slike tilfeller har rett til uttreden, vil derfor være fornuftig.

Rettslig sett er det ikke tale om en rett til uttreden av avtalen som følge av mislighold og som derved gir rett til erstatning. Klausulen vil kunne virke konfliktdempende i van­skelige og kanskje kritiske overgangssituasjoner.

67 Se dog forbeholdet i note 4 s. 88.

68 KfO 4087/88.

69 Sundsvalls tingsrätt 1994-11-25, og er endelig i nr. ST 618 i mål nr. T 559/94.