Rekrutteringsprosessen for singel respektive multippel franchisetagere

For å gjennomføre en effektiv rekrutteringsprosess er det viktig å vite hvordan man rent praktisk skal gå til verks, og man må ha evnen til å ta de rette vurderingene av både situasjon og person. Her får du råd om fremgangsmåten, men du kan bare lære av de erfaringene du får gjennom flere rekrutteringsprosesser.

Let etter feil og mangler

Som i alle rekrutteringsprosesser er det lett å bli fanget av entusiasme og overse ting som man burde se eller kunne forestille seg. Det er viktig å være oppmerksom på dette og forsøke å finne en kandidats svakheter.

Forberedelser før en spesifikk etablering

Vi har tidligere i dette kapitlet drøftet generelle krav man bør stille til en franchisetager. Ved rekruttering til et spesielt utpekt sted for etablering er det en fordel at det fra starten av er enighet om at etableringsområdet er grundig evaluert av franchisegiver.

Da vil det være flere som søker, og dermed konkurrerer om etableringen. Dette skaper en sunn balanse mellom kandidat og franchisegiver fra begynnelsen.

Rekrutteringsannonse

Annonsering etter franchisetagere kan med fordel skje via lokalpressens sider for stillings­annonser. Aviser har ofte tilbud på annonser som går over to dager, for eksempel torsdag og søndag. Dette er å anbefale, så lenge tid og budsjett tillater det, da oppmerksomhet over flere dager har bedre effekt. Nedenfor finnes et eksempel på hvordan man kan utforme en rekrutte-rings annonse. Begynn med å lage en sjekkliste på hva som bør være med i annonsen:

• Franchisens varemerke og slagord
• Kort innledning som beskriver franchisens virksomhet
• Meldinger eller uttrykk av typen «Start noe eget», «Bli din egen …», «Franchisetager hos YYY i X-by» etc.

• «Hva man tilbyr». For eksempel:
  • nøkkelferdig konsept
  • utdannelse
  • konkurransedyktig sortiment
  • attraktivt marked
  • kompetente kolleger
  • bransjekunnskap

• «Hva man søker». For eksempel:
  • relevant erfaring
  • en interesse for bransjen
  • tilgang til passende lokale
  • ordnet økonomi

• Telefontid
  • Når man kan nå franchisegiveren

• Telefonnummer, adresse, internett- og e-postadresse.
• Annonsen bør også finnes på franchisegiverens hjemmeside.

Telefonintervju og rundspørring

Telefonintervjuet er din første kontakt med franchisetagerkandidatene. Det er derfor viktig å gi et bra inntrykk og samtidig gjennomføre et effektivt intervju. Tenk på at du som franchisegiver er både selger og kjøper på samme tid. Det gjelder altså samtidig å selge konseptet og vurdere en fremtidig partner.

Intervjuer

Det neste steget er å velge noen til personlige intervjuer. Siden det er første gang franchisegiveren treffer den potensielle franchisetageren, er det viktig å gi et tillitsfullt og profesjonelt inn­trykk. Husk imidlertid balansen mellom å være kjøper og selger. Presentasjonsmaterialet som sendes til kandidater i forkant av intervjuet bør inneholde:

• følgebrev med opplysninger om dato, tid og sted for intervjuet, samt en oppfordring til å fylle ut vedlagte interessevarsel og ta det med til intervjuet
• brosjyrer – kort beskrivelse av franchisen
• beregning av kapitalbehov
• referanseliste
• interessevarsel.

Forhåpentligvis er kandidaten godt forberedt når han eller hun kommer til intervjuet, slik at vedkommende har fokus på det mest vesentlige i sin muntlige presentasjon.

Sørg for å registrere og skrive ned ditt spontane inntrykk av kandidaten. Stol på din egen «magefølelse», den stemmer som oftest. Ikke la deg bli blendet av en imponerende CV, men tenk på at personen skal være en samarbeidspartner i mange år fremover.

Vanligvis er det behov for flere intervjuer med de mest interessante kandidatene. Det er nettopp ved å intervjue kandidatene flere ganger, under forskjellige omstendigheter, at man får et klarere bilde av deres personlighet og øvrige forutsetninger.

Utlevering av franchiseprospekt og franchiseavtaler

I intervjuprosessen kan franchisegiver gi fra seg informasjon om utvalgte deler av franchise­prospektet. Men det er viktig ikke å gi fra seg forretningskritisk informasjon for tidlig i prosessen, spesielt hvis man mener at opplysningene er sensitive i konkurransesammen­heng. Hvor grensen går, må vurderes særskilt for hvert enkelt franchisekonsept.

Når franchisegiveren har besluttet hvem man vil inngå avtale med, er det imidlertid vik­tig å levere fra seg franchiseavtalen og franchiseprospektet i sin helhet, til kandidaten. Det er viktig at kandidaten har fått god tid på seg til å sette seg inn i innholdet samt har fått mulighet til å konsultere en advokat og andre rådgivere. Hvor lang tid en kandidat bør få på seg kan variere noe, men det bør gå opp til 14 dager fra kandidaten får franchise prospektet til franchiseavtalen blir endelig signert.

Ved mottak av franchiseprospekt og franchiseavtale bør kandidaten signere en kvitte­ring som viser datoen for når dokumentene ble mottatt. Kandidaten bør også undertegne en konfidensialitetsavtale i forbindelse med mottak av dokumentene.

Avsluttende møte

Når franchisegiveren har valgt den beste kandidaten, er det tilrådelig å ha et avsluttende møte. Møtet kan med fordel finne sted hjemme hos kandidaten. Et besøk i hjemmet gir uvurderlig informasjon om kandidatens personlige liv, og det vil gi enda et viktig element i evalueringen av kandidaten. Dersom man legger merke til betydelige forskjeller mellom bildet kandidaten har gitt om seg selv og det som fremkommer via møtet i hjemmet, bør man vurdere ikke å fremme et endelig tilbud om en franchise.

Spar litt på å tildele mulige fordeler

Et konsept med de rette forutsetningene tilbyr en rekke fordeler. Riktig forvaltet bør en franchisetagers virksomhet gi et bra utbytte i det lange løp. Det kan være bra ikke å «brenne av» alle fordelene du er forberedt på å gi franchisetageren i løpet av innsalgsperioden. Hvis du sparer litt på tildeling av fordeler, har du muligheten til å overraske positivt når avtalen er skrevet og virksomheten er i gang. Det å gi litt mer enn man lover skaper et godt grunn­lag for et langt samarbeid. At franchisegiver ved kontraktinngåelse overselger mulighetene for økonomisk gevinst, kan resultere i erstatningsansvar overfor franchisetager.

Informasjon i passe porsjon

Husk at ingen ønsker negative overraskelser sent i rekrutteringsprosessen. Informasjonen du gir kandidatene, inneholder alltid noen mer eller mindre «vanskeligsolgte» forhold, forpliktelser eller avsnitt. Ta opp dette tidlig i rekrutteringsprosessen. Hvis dette kom­mer i sluttfasen av forhandlingene, kan det føre til at muligheten for en avtaleinngåelse bortfaller. Husk at alle beregninger må være stemplet REGNEEKSEMPEL, med en for­klarende tekst som informerer om at beregningen kun skal betraktes som et grunnlag for diskusjon og ingen garanti for oppnåelse.

Franchiserelasjonen – veien mot «uformell myndighet»

Allerede under rekrutteringen starter et forretningssamarbeid med franchisetager som ofte blir svært langvarig. Det er derfor viktig å være omhyggelig med informasjonen og advare om risikoen som ligger i konseptet. Ved å gi mer enn lovet, stille opp oftere enn forventet, men samtidig opprettholde sine krav til franchisetageren, kan man skape en meget unik relasjon – franchiserelasjonen. I rekrutteringsperioden, og etter hvert som samarbeidet utvikler seg, vil franchisegiver få rikelig med muligheter til å vise vennlighet og omtanke, men også fasthet i sine krav til samarbeidet. Gradvis oppnår franchisegiver, sammen med de mer håndfaste maktforholdene i en franchisekjede, en relasjon som gir mulighet for å oppnå god styring uten egentlig å ha noen formell rett til ordregivning. Når man kan styre uten å ta frem franchiseavtalen eller andre former for maktmidler, har man noe uvurderlig – uformell myndighet.