Fra dårlig samvittighet i bokhyllen til et daglig verktøy
Et problem man er kjent med i de fleste franchisekjeder, er at Håndboken ikke brukes regelmessig. Risikoen er at Håndboken kun blir en perm som står og samler støv i bokhyllen. Dette medfører at enkelte håndbøker ikke oppdateres jevnlig, og til og med inneholder instruksjoner som ikke lenger er gjeldende. I og med at de fleste håndbøker nå er gjort tilgjengelige via internett, blir det betydelig lettere å holde Håndboken oppdatert. Når en endring skal inn i Håndboken, er det lettere å gjøre det i en nettbasert håndbok enn å sende ut papirkopier til hver enkelt franchisetager hver gang. Ny teknologi har dermed på en markant måte forandret og forbedret vår evne til å levere og oppdatere håndbøker. Det at håndbøkene ikke blir utnyttet til fulle i det daglige arbeidet, avhenger ikke først og fremst av om Håndboken produseres på papir eller via internett. Problemet er snarere at det er vanskelig å skrive håndbøker som gjør det enkelt for de ansatte å finne opplysningene de trenger til rett tid. Informasjonen man trenger, er ofte innebygd i et kapittel som inneholder mye tekst som ikke er presentert på en oversiktlig måte. Det tar derfor endel tid og krefter å finne informasjonen.
Ved å bruke ny teknologi og ny arbeidsmetode kan man nå lage håndbøker som blir en integrert del av det daglige arbeidet. Arbeidsmetoden går ut på å ta utgangspunkt i den enkelte ansattes behov for informasjon og deretter lage enkle søkemotorer i den elektroniske håndboken. Dette skaper helt nye muligheter til å anvende håndbøker i franchisekjeder. Det er mulig å bruke denne teknikken både for kjeder som allerede har en tradisjonell håndbok og for de som bare er i ferd med å skrive sin første.
