Hvordan lager man en håndbok?
Viktige krav
I avsnittet ovenfor, Håndboken – et vedlegg til avtalen, diskuterer vi betydningen av Håndboken basert på lovbestemte krav. Utgangspunktet er at den knowhow en franchise inneholder, må være hemmelig, betydelig og identifisert. Dette betyr at det i Håndboken skal være nedskrevet at den ikke bare inneholder allment kjent informasjon. Det bør også stå at den i sin helhet kun skal være tilgjengelig for de som er tilknyttet franchisen.
Håndboken inneholder selvsagt også informasjon som er allment kjent, som for eksempel sortiment, markedsføring og varemerke, men det som er ment å være hemmelig, dvs. forretningskonseptets knowhow, er informasjon som ene og alene skal være tilgjengelig innenfor franchisen.
Begynn med en enkel versjon og kompletter etter hvert
Husk at en håndbok stadig er i utvikling og hele tiden blir bedre. Man kan anse utviklingen av en håndbok som et spørsmål om versjoner og generasjoner. Visse franchise kjeder som har eksistert i lang tid, for eksempel Burger King og McDonald’s, har suverene håndbøker fulle av detaljer basert på erfaringer fra tusenvis av restauranter i mer enn femti år. Det er åpenbart at håndbøkene disse kjedene har pr. i dag, er langt bedre enn de første de skrev for mange år siden. Man gjør derfor klokt i ikke å gape over for mye på en gang – i så tilfelle blir man aldri ferdig med den første Håndboken.
Som nevnt tidligere, henvises det flere steder i franchiseavtalen til instruksjoner i Håndboken. Dette betyr at Håndboken først og fremst må inneholde klare instruksjoner til aktuelle temaer nevnt i avtalen. Derfor er det lurt å starte med å skrive inn disse. Dette kan kalles for Håndbokens betaversjon.
Versjon 1 av Håndboken skal være ferdig når man skriver den første franchiseavtalen. Den første versjonen må selvsagt oppfylle minstekrav til omfang basert på hva som er beskrevet over. I praksis innebærer dette at håndboken skal beskrive hvordan franchise-tager bør drive sin virksomhet på de områdene som er mest avgjørende for driften av franchisen. Arbeidsmetoder og rutiner som er nødvendige for å kunne drive virksomheten slik den er tenkt, skal derfor inngå i Håndbokens versjon 1. Det er derfor en god idé å fokusere på det viktigste først, og skrive inn alt som er nødvendig for at franchisetager skal kunne dra nytte av informasjonen.
Det avgjørende er ikke at Håndboken inneholder mange sider. En håndbok på 200 sider vil ikke nødvendigvis være mer omfattende enn en som er på 50 sider. Nøkkelen er at innholdet gir franchisetager god hjelp og veiledning, og at teksten blir et godt grunnlag for opplæring og kvalitetssikring.
Når man bygger opp en franchisekjede, vil man oppdage et viktig aspekt av hvordan informasjon blir overført. I første omgang overfører franchisegiveren sin knowhow til hver enkelt franchisetager ved å illustrere og forklare. Håndboken er da tynnere og mindre detaljert. Gradvis skriver franchisegiver inn det som illustreres i Håndboken. Fremtidige franchise-tagere kan deretter finne frem til denne informasjonen på egen hånd. Det kan være lurt kontinuerlig å omforme «muntlige tradisjoner» til skreven tekst og bilder i håndboken.
Tenk igjennom virksomheten og hva det er viktig for en franchisetager å ta del i. Ut fra dette bør du lage en innholdsfortegnelse til Håndboken. Bestem deretter – og notér det gjerne – hvilke kapitler de ulike avsnittene skal være med i. Sørg for å identifisere hvilke kapitler opplysningene det henvises til i franchiseavtalen hører innunder. Start deretter med de viktigste kapitlene.
